Inlenersaansprakelijkheid en NEN 4400: wat uitzendbureaus moeten weten

Een opdrachtgever die vraagt: “Zijn jullie SNA-gecertificeerd?”. Die vraag zal straks steeds vaker terugkomen, en niet zonder reden. Wie het antwoord niet scherp heeft, loopt het risico een opdracht mis te lopen aan een concurrent die dat mogelijk wél op orde heeft.

Wat is inlenersaansprakelijkheid?

Als een bedrijf personeel inleent via een uitzendbureau en dat uitzendbureau draagt de loonheffing of btw niet correct af, dan kan de inlener daarvoor aansprakelijk worden gesteld door de Belastingdienst. Dat risico heet inlenersaansprakelijkheid en het ligt dus niet alleen bij het uitzendbureau zelf, maar raakt ook direct de opdrachtgever.

Waarom opdrachtgevers om certificering vragen

Sinds 1 juli 2012 geldt een vrijwaringsregeling: opdrachtgevers die uitsluitend werken met een uitzendbureau dat het SNA-keurmerk heeft, en die minimaal 25% van de factuur op de G-rekening van dat bureau storten, worden gevrijwaard van deze aansprakelijkheid. Voor een opdrachtgever is dat een simpele, aantoonbare manier om risico te beperken. Vandaar dat steeds meer bedrijven het SNA-keurmerk als harde eis stellen bij het kiezen van een uitzendpartner.

Wat houden NEN 4400 en het SNA-keurmerk precies in?

NEN 4400-1 is de norm voor Nederlandse uitzend-, detacherings- en payrollbedrijven. NEN 4400-2 geldt voor buitenlandse bedrijven die op de Nederlandse markt actief zijn. Een onafhankelijke, door SNA geaccrediteerde inspectie-instelling controleert of jouw bureau voldoet: de personeelsadministratie, de loonadministratie, de financiële administratie en de naleving van de relevante cao. Voldoe je aan de norm, dan krijg je het SNA-keurmerk, en dat wordt vervolgens elk half jaar opnieuw gecontroleerd.

Het keurmerk is formeel niet verplicht, maar in de praktijk voelt het voor veel bureaus wel zo. Zonder SNA-keurmerk kun je bijvoorbeeld geen lid worden van brancheorganisaties zoals de ABU of NBBU en loop je opdrachten mis aan bureaus die het certificaat wel op zak hebben.

De volgende stap: de Wtta

Waar het SNA-keurmerk vrijwillig is, verandert dat de komende jaren. Met de Wet toelating terbeschikkingstelling van arbeidskrachten (Wtta) komt er een verplicht toelatingsstelsel voor de hele uitzendbranche. De wet gaat in 2027 in, en vanaf 1 januari 2028 moeten uitzendbureaus daadwerkelijk toegelaten zijn om nog arbeidskrachten te mogen uitlenen. De SNA-normen vormen de basis van dit nieuwe stelsel, dus wie nu al gecertificeerd is, staat aanzienlijk voordeliger aan de start dan wie nog moet beginnen.

Wat betekent dit voor jouw bureau?

Certificering is geen eenmalig vinkje, maar een doorlopend proces: elk half jaar een audit, een goed op orde zijnde administratie, en het bijhouden van wet- en regelgeving zoals de Wet Meer Zekerheid Flexwerkers. Voor bureaus die ook payrolling of detachering aanbieden naast regulier uitzenden, gelden vergelijkbare eisen, dus loont het om dit in samenhang te bekijken in plaats van per dienst apart.

Let op: deze aansprakelijkheid geldt specifiek voor het uitlenen van personeel. Werk je uitsluitend als werving- en selectiebureau en breng je kandidaten definitief onder bij de opdrachtgever, dan speelt deze problematiek niet.

Compliance als voorsprong, niet als last

Bureaus die dit op orde hebben, gebruiken het inmiddels actief als verkoopargument richting opdrachtgevers: het scheelt hen discussie, risico en administratieve rompslomp. Wie zich nu al voorbereidt op de Wtta, in plaats van te wachten tot het verplicht wordt, bouwt een voorsprong op die zich uitbetaalt zodra de rest van de markt dezelfde weg móet inslaan.