Sourcing software en een ATS: waarom je ze samen nodig hebt

“Hebben we nu een ATS nodig, of sourcing software?” Een vraag die regelmatig terugkomt bij bedrijven die hun recruitmentproces professionaliseren. Het antwoord: het is geen keuze tussen twee alternatieven, maar twee verschillende schakels in hetzelfde proces. Wie zoekt naar het verschil tussen een ATS en een sourcing tool, naar hoe je een recruitment software proces opbouwt, of naar de beste combinatie van recruitmenttools voor een klein of middelgroot team, loopt al snel tegen dezelfde verwarring aan.

Twee verschillende schakels in het proces

Sourcing software richt zich op het vínden van kandidaten: het doorzoeken van cv-databases en andere bronnen om geschikte, vaak niet-actief-zoekende kandidaten op te sporen. Een ATS (applicant tracking system) richt zich op het béheren van kandidaten die al in je pipeline zitten: sollicitatiestatussen, communicatie en de voortgang per vacature. Het ene los van het andere gebruiken kan, maar dan mis je een stuk van het proces.

Het verschil tussen sourcing software en een ATS zit dus niet in kwaliteit of functionaliteit, maar in het moment in het proces waarop de tool wordt ingezet: vóór er een kandidaat in beeld is, of ná.

Wat sourcing software oplost

Zonder sourcing software ben je afhankelijk van kandidaten die zelf solliciteren op je vacature. Voor krappe functies is dat vaak niet genoeg. Sourcing software doorzoekt continu cv-databases en signaleert profielen die passen bij je zoekprofiel, ook als die kandidaat zelf niet actief aan het solliciteren is.

Wat een ATS oplost

Zodra kandidaten binnenkomen, of dat nu via sourcing is of via een directe sollicitatie, heb je overzicht nodig. Een ATS houdt bij in welke fase elke kandidaat zit, wie waarvoor verantwoordelijk is, en voorkomt dat een kandidaat tussen wal en schip valt doordat niemand meer weet wie het laatste contact had.

Waarom “of-of” de verkeerde vraag is

Alleen een ATS gebruiken betekent dat je wacht tot kandidaten uit zichzelf komen, en dat werkt slecht bij functies waar de vraag groter is dan het aanbod. Alleen sourcing software gebruiken betekent dat je wel kandidaten vindt, maar het overzicht kwijtraakt zodra er meerdere vacatures en kandidaten tegelijk lopen. In de praktijk werken de meeste recruitmentteams daarom met beide naast elkaar, elk voor het deel van het recruitmentproces waar het voor bedoeld is.

Hoe sourcing software en een ATS elkaar aanvullen

Een geïntegreerde recruitmentoplossing waarin sourcing en kandidaatbeheer op elkaar aansluiten, voorkomt dubbel werk: een kandidaat die via sourcing wordt gevonden, hoeft niet handmatig te worden overgetypt in het ATS, en een intercedent of recruiter ziet in één oogopslag zowel nieuwe matches als de status van lopende gesprekken. Steeds meer recruitmentsoftware voor uitzendbureaus en werkgevers wordt dan ook gebouwd met koppelingen tussen deze twee onderdelen, in plaats van als volledig losse systemen.

Waar begin je?

Heb je nu vooral moeite om genoeg kandidaten te vinden, dan is sourcing software de logische eerste stap. Verlies je juist het overzicht zodra er meerdere vacatures tegelijk lopen, dan is een ATS waarschijnlijk dringender. Op de overzichtspagina van recruitmentsoftware zie je hoe beide onderdelen op elkaar aansluiten, zodat je een weloverwogen keuze maakt in plaats van een van de twee over te slaan.