Wat is een ATS systeem?
In de moderne wereld van recruitment is het essentieel om efficiënt te zijn. Het is tegenwoordig niet meer vanzelfsprekend dat de sollicitanten binnenstromen wanneer je een vacature online zet. Om er toch voor te zorgen dat bedrijven de juiste kandidaten op gesprek krijgen, maken steeds meer organisaties gebruik van een ATS systeem. Maar wat is een ATS systeem nou eigenlijk? En waarom is het zo’n essentieel onderdeel geworden van de recruitment branche?
De wereld van ATS systemen
Wij duiken samen met jou diep in de wereld van ATS systemen. We leggen uit wat een ATS systeem is, hoe het werkt en waarom het een onmisbare tool is voor bedrijven die willen uitblinken in het aantrekken van toptalent. Of je nu een hr-professional bent die overweegt om een ATS systeem in te zetten, of simpelweg meer wilt weten over de werking van de systemen, wij bieden je alle informatie die je nodig hebt om met vertrouwen de juiste keuze te maken.
De basisprincipes van ATS systemen
Een ATS systeem is software die door bedrijven wordt gebruikt om het wervings- en selectieproces te automatiseren en stroomlijnen. Het systeem helpt bij verschillende werkzaamheden, zoals het beheren van sollicitaties, het volgen van kandidaten door verschillende fasen van het selectieproces en het bij elkaar verzamelen van relevante informatie voor de werving van kandidaten. Verschillende ATS systemen kunnen een verschillende werking hebben, maar in de basis zijn ze allemaal gebouwd met dezelfde functionaliteiten:
1. Plaatsen van vacatures
Bedrijven kunnen binnen het ATS systeem een vacature aanmaken, die vervolgens automatisch kan worden gedeeld op de eigen website, jobboards en andere kanalen. Dit helpt om de vacature effectief uit te zetten naar een groot publiek.
2. Sollicitaties verzamelen
Solliciteert er iemand op een functie? Dan worden de gegevens (zoals cv, motivatiebrief en sollicitatieformulier) automatisch verzameld in het ATS systeem. Dit gebeurt vaak via een online portaal wat gekoppeld is aan het systeem.
3. Cv’s filteren en rangschikken
Het ATS systeem gebruikt trefwoorden en vooraf ingestelde criteria zoals ervaring, vaardigheden en opleiding om de verschillende cv’s te analyseren en rangschikken. Kandidaten die het beste aansluiten bij de vacature krijgen een hogere score. Dit voorkomt dat recruiters handmatig door alle cv’s hoeven te gaan.
4. Kandidaten beheren
Recruiters kunnen de voortgang van elke kandidaat in het sollicitatieproces volgen, van de sollicitatie tot aan de aanstelling. Het systeem maakt notities mogelijk, zoals welke kandidaten een interview hebben gehad, welke afwijzingen hebben ontvangen of welke nog in overweging zijn.
5. Automatiseren van communicatie
Het ATS systeem stelt recruiters in staat om automatisch bevestigingsmails, uitnodigingen voor interviews en afwijzingsmails te sturen. Dit bespaart tijd en zorgt voor een professionele en consistente communicatie met kandidaten.
6. Samenwerking tussen teamleden
Recruiters, hr-managers en andere betrokkenen kunnen samenwerken binnen het ATS door feedback over kandidaten te delen, documenten te bekijken en beslissingen te nemen, alles vanuit één platform.
7. Gegevens analyseren
Het systeem biedt vaak rapportagemogelijkheden, zodat de gebruikers kunnen zien welke wervingskanalen het meest effectief zijn, hoe lang het duurt om vacatures te vervullen, hoeveel kandidaten solliciteren, en andere waardevolle statistieken.
8. Compliance en opslag van gegevens
Het ATS systeem houdt bij of de sollicitatieprocessen voldoen aan wettelijke vereisten (bijvoorbeeld AVG in Europa). Daarnaast worden gegevens over kandidaten veilig opgeslagen, zodat bedrijven altijd toegang hebben tot de juiste documenten en informatie.
Hoe kom je tot de keuze voor het juiste systeem?
Het vinden van het juiste ATS-systeem begint met het inventariseren van de behoeften en doelen van je organisatie. Wil je bijvoorbeeld de tijd tot aanwerving verkorten, de kwaliteit van kandidaten verbeteren of het selectieproces inzichtelijker maken? Daarnaast is het belangrijk om te kijken naar de schaal van je bedrijf: kleinere organisaties hebben vaak voldoende aan een eenvoudig systeem, terwijl grotere bedrijven baat hebben bij geavanceerdere functies zoals integraties met andere HR-tools en uitgebreide rapportages.
Vergelijk verschillende systemen op functionaliteiten, gebruiksvriendelijkheid en kosten. Een goed ATS-systeem biedt een intuïtieve interface, sluit aan op je bestaande software en past binnen je budget, inclusief eventuele verborgen kosten zoals implementatie en training. Controleer ook of het systeem voldoet aan wet- en regelgeving, zoals de AVG, en hoe veilig de gegevens worden opgeslagen en beheerd.
Wat verwachten we in de toekomst?
De wereld van ATS-systemen blijft zich snel ontwikkelen, aangedreven door technologische innovaties en veranderende behoeften van bedrijven en kandidaten. Een belangrijke trend is de integratie van kunstmatige intelligentie (AI) en machine learning. Deze technologieën maken het mogelijk om sollicitanten nog beter te matchen met vacatures door geavanceerde cv-analyse, voorspellingen van kandidatensucces en automatische aanbevelingen. Ook wordt geautomatiseerde communicatie steeds persoonlijker, met chatbots die kandidaten 24/7 ondersteunen tijdens het sollicitatieproces.
Daarnaast zien we een groeiende focus op inclusiviteit en diversiteit. Moderne ATS-systemen worden uitgerust met tools die vooroordelen in het wervingsproces minimaliseren, zoals anonieme cv-screening en algoritmes die objectieve criteria gebruiken. Ook mobiele toegankelijkheid speelt een grote rol: steeds meer systemen bieden apps of mobiele interfaces, zodat zowel recruiters als kandidaten eenvoudig onderweg processen kunnen beheren.
Maak gebruik van demo’s of proefperiodes om de systemen in de praktijk te testen en lees reviews van andere gebruikers. Zo krijg je een goed beeld van wat een systeem daadwerkelijk te bieden heeft. Met de juiste keuze zorg je niet alleen voor een efficiënter recruitmentproces, maar ook voor een betere ervaring voor kandidaten en je team.
De slimme softwaretool van First2Find
De recruitmentsoftware van First2Find is speciaal ontwikkeld voor recruiters en intercedenten die wel meer te doen hebben dan urenlang zoeken naar kandidaten. Met onze slimme software, die gebaseerd is op slimme algoritmes en Artificial Intelligence (AI), worden passende kandidaten razendsnel geïdentificeerd. De nauwkeurig geselecteerde cv’s die aansluiten bij jouw zoekprofiel, vind je vervolgens automatisch terug in je mailbox.
Wat zeggen onze klanten?
Je hoeft ons gelukkig niet te geloven op ons woord. Tal van bedrijven gingen je namelijk al voor en kozen voor de software-oplossing van First2Find. Van start-ups tot gerenommeerde spelers in de recruitment sector.
Logistic Force
‘’Door First2Find besparen onze vestigingen 4 uur per dag.’’. Normaliter zochten onze recruiters 4 uur per dag op verschillende cv-databases. Nu houdt First2Find onze recruiters in realtime op de hoogte van veranderingen in deze cv-databases.
Haan Personeelsdiensten
‘’Wij krijgen nu cv’s die we anders niet gevonden zouden hebben.’’. Vacatures voor praktisch geschoolde werknemers zijn er genoeg. De werknemers zelf daarentegen niet. Daarom zijn we bij Haan Personeelsdiensten continu op zoek naar nieuw personeel.
Actief werkt
‘’Het is bijna onmogelijk om geen resultaat te behalen met First2Find.’’. Daniëlle en haar collega’s van Actief Werkt! waren voorheen dagelijks veel tijd kwijt aan het handmatig doorzoeken van verschillende cv-databases om de juiste kandidaten te vinden. Maar na de introductie van First2Find werd het allemaal anders.
Ontdek hier wat onze klanten over ons zeggen.
Benieuwd naar de mogelijkheden?
Een ATS-systeem is een onmisbare tool geworden in de moderne recruitmentwereld, waar efficiëntie, snelheid en inzicht centraal staan. Het helpt bedrijven om hun wervingsproces te stroomlijnen, kandidaten beter te matchen en de communicatie te professionaliseren. Door de veelzijdige functionaliteiten, zoals automatische cv-screening, rapportages en compliance-tools, biedt een ATS aanzienlijke voordelen voor organisaties van elke omvang.
De keuze voor het juiste systeem vraagt om een grondige inventarisatie van behoeften, een vergelijking van functionaliteiten en een blik op toekomstige trends. Innovaties zoals kunstmatige intelligentie, diversiteitstools en mobiele toegankelijkheid blijven de mogelijkheden van ATS-systemen verder uitbreiden. Met een zorgvuldig geselecteerd ATS kunnen bedrijven niet alleen de beste kandidaten aantrekken, maar ook hun recruitmentstrategie naar een hoger niveau tillen.
Ben je benieuwd naar de mogelijkheden bij First2Find? Neem dan gerust contact met ons op om de mogelijkheden met ons door te nemen. Onze medewerkers staan je graag te woord.