Een vacature staat online en de reacties stromen binnen via LinkedIn, Swipe4Work en de eigen website, en tussendoor blijven er nog e-mails en losse cv’s binnenkomen. Zonder een centraal systeem verdwijnt een deel van die kandidaten misschien wel in de chaos, omdat alles op een andere plek staat. Een ATS is de tool die dat proces ordent. Maar wat is een ATS precies, en waarom gebruiken bijna alle recruitmentbureaus er inmiddels een?

Wat betekent ATS?

ATS staat voor Applicant Tracking System, in het Nederlands ook wel een sollicitatievolgsysteem genoemd. Maar eigenlijk wordt het in de recruitment markt nooit op die manier gebruikt. Het is software die het volledige wervingsproces centraliseert: van het plaatsen van een vacature tot het binnenhalen, screenen en opvolgen van kandidaten. Alle sollicitaties, cv’s en communicatie komen op één plek samen, in plaats van verspreid over mailboxen, spreadsheets en losse jobboards.

Wat doet een ATS precies?

Een ATS ondersteunt recruiters en intercedenten op meerdere punten in het proces:

• Vacatures plaatsen en verspreiden. Vanuit één systeem publiceer je een vacature naar meerdere jobboards en de eigen website tegelijk.
• Kandidaten verzamelen. Sollicitaties en cv’s komen automatisch binnen in het systeem, gekoppeld aan de juiste vacature.
• Screenen en filteren. Cv’s worden doorzoekbaar gemaakt op skills, ervaring en opleiding, zodat je snel kunt schakelen tussen kandidaten.
• Communicatie bijhouden. E-mails, telefoonnotities en gespreksverslagen worden per kandidaat vastgelegd, zodat niets tussen wal en schip valt.
• Rapportage. Doorlooptijden, plaatsingsratio’s en bronanalyse geven inzicht in waar het proces knelt of juist goed loopt.

Kort gezegd: een ATS is het geheugen en de administratie van je wervingsproces.

ATS versus CRM: wat is het verschil?

Deze twee termen worden vaak door elkaar gebruikt, maar ze doen iets anders. Een ATS is gericht op het proces rond een specifieke vacature: van sollicitatie tot aanname. Een recruitment-CRM richt zich juist op de langetermijnrelatie met kandidaten, ook als er nu geen passende vacature is. Veel bureaus gebruiken beide naast elkaar, of een systeem dat allebei combineert.

Waarom is het onmisbaar voor uitzendbureaus en recruiters?

Zonder dit recruitment systeem werken recruiters vaak met losse mailboxen en Excel-bestanden. Dat werkt bij een paar vacatures, maar loopt vast zodra het aantal openstaande posities groeit. Een ATS voorkomt dat kandidaten dubbel worden benaderd, dat cv’s verloren raken, en dat niemand meer weet in welke fase een sollicitant zit. Het resultaat: kortere doorlooptijden, minder administratieve rompslomp en een prettigere ervaring voor de kandidaat.

Wanneer heb je een ATS nodig?

Voor een bureau dat één vacature per maand invult, is dit systeem waarschijnlijk te veel van het goede. Maar zodra je meerdere vacatures tegelijk open hebt staan, een team van recruiters hebt of structureel wilt bijhouden waar kandidaten vandaan komen, wordt het al snel onmisbaar.

Voor uitzendbureaus en recruitmentbureaus is een ATS eigenlijk geen keuze meer, het is de basis waarop het hele proces draait.

Welke ATS-systemen zijn er?

Er zijn tientallen systemen op de markt. In de Nederlandse uitzend- en recruitmentbranche zijn dit de meest gebruikte:

• ForceFlow: vijf jaar op rij het meest gewaardeerde ATS in de branche. Snel, overzichtelijk en speciaal ontwikkeld voor uitzendbureaus. Sterk in het beheren van grote kandidatenbestanden.
• RecruitNow: een veelgebruikt ATS voor uitzendbureaus en recruitmentbureaus. Biedt uitgebreide mogelijkheden voor planning, facturatie en kandidaatbeheer.
• Carerix: een flexibel platform dat goed schaalbaar is. Populair bij bureaus die zowel vaste als tijdelijke plaatsingen doen.
• MySolution: gericht op de uitzendbranche, met functies voor zowel werving als verloning en planning.
• Tigris: een Nederlands ATS met een sterke focus op de uitzendsector en integraties met andere software.
• Uitzendplaats: recruitment software van Flexsoftware, met een realtime koppeling voor kandidaatinstroom en gericht op uitzendbureaus die snel willen schakelen.
• Jaicob: een AI-gedreven ATS en CRM in één, waarbij AI-agents taken zoals matching, screening en opvolging automatiseren.

De beperkingen: het blijft afhankelijk van instroom

Een ATS is sterk in het organiseren van kandidaten die al hebben gereageerd. Het zoekt zelf niet actief naar geschikte profielen die nog niet gesolliciteerd hebben. Daar zit een groot deel van de arbeidsmarkt: kandidaten die wel openstaan voor een nieuwe kans, maar niet actief aan het solliciteren zijn.

Dit is precies waar realtime matching en sourcing software een aanvulling vormen op een ATS. In plaats van te wachten op instroom, doorzoekt deze software continu tientallen cv-databases en jobboards, en levert relevante kandidaten automatisch aan. Veel bureaus koppelen zo’n systeem direct aan hun ATS, zodat gevonden kandidaten meteen op de juiste plek in het bestaande proces terechtkomen, zonder extra handmatig werk.

First2Find werkt op deze manier samen met meerdere partijen, zodat kandidaten die via realtime matching worden gevonden automatisch in het ATS van het bureau verschijnen. Zo blijft het ATS het overzicht houden, terwijl de instroom van kandidaten niet langer afhankelijk is van wie er toevallig zelf solliciteert.