Als je als recruiter of uitzendbureau regelmatig vacatures invult, kom je vroeg of laat het begrip ATS tegen. Maar wat doet een ATS systeem precies, wanneer heb je er een nodig en hoe past het in je bredere recruitmentproces? Dat leggen we hier uit.

Wat is een ATS systeem?

ATS staat voor Applicant Tracking System. Ook wel sollicitantensysteem of kandidaten database genoemd. Het is software waarmee je het volledige wervingsproces beheert: van het plaatsen van een vacature tot het aannemen van een kandidaat.

Een ATS houdt bij wie er heeft gesolliciteerd, in welke fase van het proces een kandidaat zit, wanneer er contact is geweest en wat de uitkomst was. Het is in feite de centrale database voor je kandidaten en vacatures.

Wat doet een ATS in de praktijk?

Een ATS neemt een groot deel van het administratieve werk uit handen. De meest gebruikte functies:

Vacatures beheren en publiceren Vanuit je ATS kun je vacatures rechtstreeks publiceren naar meerdere jobboards. Zo hoef je niet op elk platform apart in te loggen.

Sollicitaties centraliseren Alle reacties op een vacature komen binnen op één plek, ongeacht via welk kanaal de kandidaat heeft gesolliciteerd. Dat maakt het overzicht bewaren een stuk eenvoudiger.

Kandidaten door het proces leiden Je ziet in één oogopslag in welke fase elke kandidaat zit: nieuw binnengekomen, in gesprek, aangeboden bij de opdrachtgever, geplaatst of afgewezen.

Communicatie bijhouden E-mails, notities en afspraken zijn gekoppeld aan het kandidaatprofiel. Zo weet iedereen in het team wat er al is besproken.

Rapportages en inzichten Hoeveel sollicitaties komen er per vacature binnen? Hoelang duurt het gemiddeld om een vacature te vullen? Een ATS geeft je de data om dit bij te houden en je proces te verbeteren.

Wanneer heb je een ATS nodig?

Voor een bureau dat één vacature per maand invult, is een ATS waarschijnlijk te veel van het goede. Maar zodra je meerdere vacatures tegelijk open hebt staan, een team van recruiters hebt of structureel wilt bijhouden waar kandidaten vandaan komen, wordt een ATS al snel onmisbaar.

Voor uitzendbureaus en recruitmentbureaus is een ATS eigenlijk geen keuze meer, het is de basis waarop het hele proces draait.

Welke ATS systemen zijn er?

Er zijn tientallen ATS-systemen op de markt. In de Nederlandse uitzend- en recruitmentbranche zijn dit de meest gebruikte:

ForceFlow: vijf jaar op rij het meest gewaardeerde ATS in de branche. Snel, overzichtelijk en speciaal ontwikkeld voor uitzendbureaus. Sterk in het beheren van grote kandidatenbestanden.

RecruitNow: een veelgebruikt ATS voor uitzendbureaus en recruitmentbureaus. Biedt uitgebreide mogelijkheden voor planning, facturatie en kandidaatbeheer.

Carerix: een flexibel platform dat goed schaalbaar is. Populair bij bureaus die zowel vaste als tijdelijke plaatsingen doen.

MySolution: gericht op de uitzendbranche, met functies voor zowel werving als verloning en planning.

Tigris: een Nederlands ATS met een sterke focus op de uitzendsector en integraties met andere software.

Het verschil tussen een ATS systeem en sourcing software

Dit is een belangrijk onderscheid dat veel bureaus over het hoofd zien. Een ATS beheert kandidaten die al in je systeem zitten, dat zijn mensen die hebben gesolliciteerd of die je zelf al hebt toegevoegd. Maar een ATS zoekt niet actief naar nieuwe kandidaten buiten je eigen database.

Daar komt sourcing software om de hoek kijken. Tools zoals First2Find doorzoeken real-time externe cv-databases, zoals Werk.nl, Nationale Vacaturebank, LinkedIn en meer. Op basis van een zoekprofiel worden matches direct naar je mailbox (of ATS) verstuurd. Zo vul je continu je pipeline aan met verse kandidaten, ook als er niemand actief solliciteert.

De combinatie van een ATS en sourcing software is het sterkst: First2Find zorgt voor de aanwas van nieuwe kandidaten, en je ATS beheert het vervolgproces. Vandaar dat First2Find naadloos integreert met de meestgebruikte ATS-systemen in de branche, waaronder ForceFlow, RecruitNow, Carerix, MySolution en Tigris. Kandidaten stromen automatisch door naar je eigen systeem. Geen handmatig kopiëren, geen dubbel werk.

Conclusie: ATS als fundament, sourcing als motor

Een ATS is de ruggengraat van je recruitmentproces. Het houdt alles bij, zorgt voor overzicht en maakt samenwerken in een team mogelijk. Maar zonder een actieve aanwas van nieuwe kandidaten, werkt een ATS alleen op wat er al is.

De bureaus die het beste presteren, combineren een goed ATS met slimme sourcing zodat ze niet alleen bestaande kandidaten goed beheren, maar ook continu nieuwe profielen binnenkrijgen.

Benieuwd hoe First2Find aansluit op jouw ATS? Plan een vrijblijvende demo en we laten het je zien.

---

Meer lezen? Bekijk ook onze blogs over sourcing in recruitment, vacaturesites en platforms en recruitment software.