Meerdere vacatures tegelijk, een telefoon die niet stilstaat, en tussendoor cv’s screenen die niet aansluiten op de functie. Voor veel intercedenten is dat geen uitzondering, maar de normale werkdag. Die druk lost niet op door harder te werken, wel door een paar structurele knelpunten in het proces aan te pakken.

Hier zijn vijf aanpassingen die intercedenten daadwerkelijk tijd terug kunnen geven.

1. Stop met los zoeken in losse databases

Elke cv-database of jobboard apart doorzoeken, met een eigen inlog en zoeksysteem, is een van de grootste tijdvreters in het dagelijkse werk. Software die meerdere bronnen tegelijk doorzoekt, scheelt niet alleen zoektijd, maar voorkomt ook dat je kandidaten mist die net in een bron staan die je normaal overslaat.

2. Filter op basis van harde criteria, niet op gevoel

Onder tijdsdruk is de verleiding groot om cv’s snel op gevoel te beoordelen. Dat leidt tot inconsistente screening en, uiteindelijk, tot meer tijd die je besteedt aan kandidaten die alsnog niet blijken te passen. Werk met duidelijke, vooraf vastgestelde criteria per vacature. Dat maakt de eerste screeningronde sneller én consistenter.

3. Automatiseer het herhaalde zoekwerk

Een vacature blijft vaak weken open, en in die tijd zoek je meerdere keren opnieuw naar kandidaten, telkens met dezelfde criteria. Dat herhaalde werk is het type taak dat recruitmentsoftware kan overnemen: software die continu op de achtergrond blijft zoeken en je alleen meldt zodra er een geschikte match verschijnt, scheelt uren aan herhaald handmatig zoekwerk per week.

4. Bundel communicatie met kandidaten

Losse belletjes, WhatsApp-berichten en e-mails door de dag heen onderbreken je concentratie voortdurend. Bouw vaste momenten in voor kandidaatcontact. Bijvoorbeeld twee keer per dag in plaats van continu bereikbaar zijn. Reserveer de rest van je tijd voor screening en sourcing zonder onderbreking.

5. Meet waar je tijd daadwerkelijk naartoe gaat

Veel intercedenten weten intuïtief dat screening of administratie veel tijd kost, maar hebben het nooit concreet gemeten. Houd een week bij hoeveel tijd welke taak kost. Vaak blijkt een klein deel van het werk, oals het doorzoeken van meerdere losse bronnen, verantwoordelijk voor het grootste deel van de werkdruk. Dat is meteen ook de plek waar een aanpassing het meeste oplevert.

De rode draad: minder herhaling, meer focus

De vijf punten hierboven draaien om hetzelfde principe: haal herhaald, handmatig werk uit het proces, zodat er tijd overblijft voor het deel van het vak waar intercedenten daadwerkelijk het verschil kunnen maken. Het gesprek met de kandidaat en de klant. Op die manier kan je de werkdruk van de intercedent verlagen.