Elk uitzendbureau meet wel iets. Aantal plaatsingen, doorlooptijd, aantal cv’s dat binnen komt. Maar niet elke KPI die je bijhoudt, helpt je ook vooruit. Sommige cijfers voelen belangrijk omdat ze makkelijk te meten zijn, maar niet omdat ze iets zeggen over waar het misgaat of waar de winst te halen is.

Dit artikel loopt door de KPI’s die voor uitzendbureaus het verschil maken en waarom een paar populaire cijfers minder zeggen dan je denkt.

Waarom ‘aantal cv’s’ de verkeerde KPI is

Veel bureaus sturen nog op instroomvolume: hoeveel cv’s kwamen er deze week binnen. Dat voelt logisch, maar het zegt niets over de kwaliteit van de kandidaten. Honderd ongeschikte cv’s kosten evenveel screeningtijd als tien goede en leveren minder op.

Een betere maat is de kwalificatieratio: het percentage binnengekomen kandidaten dat daadwerkelijk aan de basisvereisten voldoet. Daalt die ratio, dan is niet je instroom het probleem, maar je vacaturetekst, je doelgroep of je sourcingkanaal.

Time-to-fill zegt minder dan time-to-shortlist

Time-to-fill, de tijd tussen het openen en het invullen van een vacature, is de meest gebruikte recruitment-KPI. Toch stuurt deze KPI je makkelijk de mist in, want het hangt van te veel factoren af die je als intercedent niet in de hand hebt: hoe snel de klant beslist en bijvoorbeeld hoe lang een kandidaat nodig heeft om ja te zeggen.

Time-to-shortlist, de tijd tussen het openen van de vacature en het moment dat je drie geschikte kandidaten hebt, meet wel wat binnen jouw controle ligt. Dit is de KPI die laat zien of je sourcingproces werkt, los van wat de klant of de arbeidsmarkt ermee doet.

Plaatsingsratio per bron

Niet elk kanaal levert dezelfde kwaliteit kandidaten. Een KPI die vaak ontbreekt: de plaatsingsratio per sourcingbron. Hoeveel van de kandidaten uit jobboard A worden daadwerkelijk geplaatst, tegenover jobboard B of je eigen cv-database?

Bureaus die dit bijhouden, ontdekken vaak dat een duur jobboard-abonnement nauwelijks plaatsingen oplevert, terwijl een goedkopere bron – of het eigen netwerk – juist de beste match-rate heeft. Zonder deze KPI blijf je geld steken in kanalen die er niet naar handelen.

Retentie na plaatsing: de KPI die vaak ontbreekt

Een plaatsing is niet het eindpunt. Als een kandidaat na drie weken alweer vertrekt, was de plaatsing feitelijk mislukt, ook al stond hij even in de boeken als succes. Retentie na 30 en 90 dagen is een KPI die veel zegt over de kwaliteit van je matching, niet alleen over de snelheid ervan.

Bureaus die hier structureel op sturen, zien vaak een verband tussen snelle, generieke matches en lage retentie. Een iets langere doorlooptijd met een betere fit levert dan per saldo meer op.

Hoe je deze KPI’s praktisch bijhoudt

Je hoeft niet meteen een dashboard vol grafieken te bouwen. Begin met drie cijfers: kwalificatieratio, time-to-shortlist en plaatsingsratio per bron. Meet ze een kwartaal, en je ziet vaak al waar de knelpunten zitten.

Recruitmentsoftware die sourcing en matching combineert, houdt een deel van deze data automatisch bij zodat je niet zelf achteraf in spreadsheets hoeft te turven welke bron welke plaatsing opleverde.